‘Een snelkookpan vat de afgelopen periode het beste samen’

We hebben verschillende zorgprofessionals geïnterviewd over hoe zij de COVID-periode hebben ervaren. Maar hoe is dit voor een communicatieafdeling? Wat betekende deze crisis voor hun en wat veranderde er in het dagelijks werk? We vroegen het Karin Gerritsen, manager van de afdeling Marketing & Communicatie van het Deventer Ziekenhuis.

Karin Gerritsen, manager Marketing & Communicatie Deventer Ziekenhuis

‘Al het werk laten vallen’

‘Onlangs hadden we een evaluatie met het crisisteam, waarbij iedereen in één woord de crisistijd moest samenvatten. Woorden die werden genoemd, waren: verbindend, trots en samenwerken. Voor mij vat het woord ‘snelkookpan’ de periode het beste samen, want dat was het in alle opzichten. Niet alleen omdat ik aan het begin van de crisis manager van deze afdeling werd, maar ook omdat vanaf de eerste dag, alles in razend tempo ging. De organisatie veranderde compleet en je wist niet welke kant het op ging. Voor ons als communicatieafdeling betekende dit dat we vrij snel al ons werk moesten laten vallen en volledig in crisisstand werkten. Op organisatorisch vlak moesten besluiten snel worden gecommuniceerd aan alle medewerkers, maar ook de buitenwereld had behoefte aan informatie. Daarnaast stonden we volop in de kijker van de media.’

Verschillende communicatiemiddelen

‘Patiënten, bezoekers en familieleden hadden vele vragen. Helemaal toen de reguliere zorg werd afgeschaald. We hebben veel gecommuniceerd in de vorm van patiëntenbrieven en updates op onze website en sociale media, maar we communiceerden ook heel praktisch via posters, roll-up banners en looproutes in het ziekenhuis zelf. Daarnaast maakten we veel gebruik van video. We lieten verschillende specialisten en medewerkers aan het woord en gaven een kijkje achter de schermen, dat heeft heel goed gewerkt en werd veel bekeken en gedeeld. Je kunt op die manier echt een bijdrage leveren aan de beeldvorming.’

Iedere dag een persoonlijke mail

‘Minstens zo belangrijk was het op de hoogte houden van alle collega’s over de genomen maatregelen, zowel de collega’s die thuiswerkten, als die in het ziekenhuis aanwezig waren. We hadden hierbij veel aan ons sociale intranet, maar we zorgden ook dat alle collega’s iedere dag om 16.00 uur een persoonlijke mail kregen, met de laatste stand van zaken. Dit konden we doen, doordat we zowel in de ochtend bij het operationele overleg, als in de middag bij het strategische overleg aan tafel zaten, we hadden altijd de meest actuele informatie. Later hoorden we dat dit enorm werd gewaardeerd.’

Oefening baart kunst

‘Gelukkig waren we als afdeling voorbereid op een crisissituatie door de vele trainingen, al is het in het echt toch wel anders. We werkten iedere dag volgens een strak regime waarin beeldvorming, analyse, advies en aanpak meerdere keren per dag terugkwamen. Voordat iedereen de dag startte, hadden we onze eerste analyse klaar van de situatie op dat moment, zowel van binnen de ziekenhuismuren als daarbuiten. Ik ben er heel trots op hoe we dit als relatief klein team van zes medewerkers voor elkaar hebben gekregen. Ik weet dan ook zeker dat we er als afdeling klaar voor zijn, mocht er een tweede golf komen.’

‘Gewoon doen’

‘Ik kijk terug op een bijzondere periode. Het is echt uniek hoe we als ziekenhuis alles zo snel met elkaar hebben opgepakt en hoe iedereen de schouders eronder zette. We stonden allemaal in de stand ‘gewoon doen’. Dat deze organisatie flexibel en daadkrachtig is, had ik al ervaren toen ik hier senior communicatieadviseur was, maar in deze rol én periode merkte ik dat nog meer. Ik kreeg veel support van bijvoorbeeld de Raad van Bestuur, maar ook van Erick van Zijl (voormalig communicatiemanager), die gelukkig zijn vertrek naar een andere organisatie nog even wilde uitstellen, zodat ik er middenin de crisis niet gelijk alleen voor stond. Ik ben trots dat ik in zo’n organisatie mag werken.’

Gepubliceerd op 17-08-2020

Delen

© 2015 Netwerk Acute Zorg   |   Webdesign: Webton.nl